Регистрация на конгрессно-выставочных мероприятиях
Беджи
При проведении регистрации, для изготовления беджей, как правило, используется 3 типа материалов: ламинированный картон, бумага и пластиковые карты.
Самый распространенный на данный момент вид беджа – ламинированный картон с наклейкой, т.к. он имеет оптимальное соотношение цены и качества. Для такого беджа не нужен специальный карман, что снижает расходы организатора. При этом персональная информация печатается на наклейке, которая клеится на заранее подготовленный в типографии картонный бедж. Процесс занимает считанные секунды, что ускоряет процесс регистрации. Размер такого беджа может быть абсолютно любым.
Стоимость проведения «бумажной» и «пластиковой» регистрации фактически одинакова, т.к. бумажный бедж необходимо вкладывать в специальный карман, что приводит к увеличению затрат.
С помощью пластикового беджа можно организовать ряд дополнительных услуг, основанных на нанесении на него и последующем кодировании магнитной полосы, нанесения на него пин-кода, штрих-кода, стираемого слоя (для проведения лотерей) и т.д. Но пластиковый бедж имеет один недостаток, его стандартный размер 54х86 мм. Можно использовать и другие размеры, но чем больше размер пластикового беджа, тем дороже стоит аренда оборудования для его персонализации, из-за чего стоимость регистрации увеличивается в разы.
Использование пластиковых беджей является более презентабельным, посетители его дольше хранят. Для усиления степени "обращаемости" такого беджа, на его обратной стороне может быть напечатан календарик, план выставок на год и т.д. Таким образом, система регистрации на пластиковых картах берет на себя часть рекламных функций выставки и сокращает ее рекламный бюджет.
Кроме того, пластиковый бедж можно использовать после завершения выставки в качестве дисконтной карты. Например, при предъявлении карты посетитель уже после окончания выставки сможет получить скидку 3% в сети магазинов рекламодателя. В этом случае, рекламодатель получит суперцелевую аудиторию (всех посетителей выставки по определенной тематике), которой через некоторое время можно будет выслать следующий рекламный пул - открытку, буклет и т.д., ведь адреса всех зарегистрированных посетителей известны. В этом случае организаторы мероприятия получат бедж, который будет гарантированно храниться как карта, которая дает скидки.
К преимуществам бумажного беджа можно отнести его размер, который может быть практически любым (зависит от размера выбранного кармана), в отличие от пластика, имеющего стандартный размер.
Персонал
Для успешного проведения регистрации очень важно использование квалифицированного, обученного персонала. В первую очередь это касается менеджера зоны регистрации, который осуществляет оперативное руководство на месте и координирует весь процесс. Подготовленность операторов вообще очень важный момент, т.к. оператор фактически, является, самым первым представителем организатора мероприятия перед посетителем выставки. Если оператор некомпетентен, груб или нерасторопен, то негативное впечатление от его работы может испортить весь образ мероприятия. В связи с этим, наиболее предпочтительным методом организации регистрации в рамках конгрессно-выставочного мероприятия является аутсорсинг.
Только компании, специализирующиеся на предоставлении данных услуг и имеющие отлаженные механизмы набора и обучения операторов, выстроенные системы их мотивации, основанных на качественных показателях, имеющих за своими плечами колоссальный опыт работы, могут предоставить действительно качественный персонал.
Техника
Техника, как правило, используется только при электронной регистрации посетителей. В качестве терминалов ввода данных выступают персональные компьютеры, либо терминалы самостоятельной регистрации, объединенные в локальную сеть. Вся информация и база данных хранится на сервере, таким образом, операторы, работающие за терминалами ввода данных, не имеют доступа к данной информации, что значительно повышает безопасность ее хранения. Беджи печатаются на принтере, соответствующем типу выбранного материала его изготовления (принтеры для печати на пластиковых картах, струйные, лазерные, принтеры для печати на картоне и др.). Схемы подключения принтера могут быть следующими:
  • Один ПК (терминал самостоятельной регистрации) – один принтер
  • Два ПК (терминала самостоятельной регистрации) – один принтер
  • Много ПК (терминалов самостоятельной регистрации) – один принтер
Выбор необходимого варианта является чисто организационным, а не техническим вопросом, и зависит как от бюджета мероприятия, так и от специфики самого процесса регистрации.
Использование сканеров/терминалов контроля и сбора данных
Сканирование штрих-кодов с беджей на входе на мероприятие, позволяет идентифицировать повторные визиты посетителей. С помощью использования терминалов сбора данных, по штрих-коду, нанесенному на бедж, можно идентифицировать тип/категорию конкретного посетителя и определить, есть ли у него право доступа в тот или иной зал, или на деловое мероприятие, проходящее в рамках выставки, т.е. осуществлять пространственный контроль доступа.
При сканировании пригласительных билетов, можно определить эффективность их распространения. Если известно, что часть билетов, имеющих штрих-код от 0 до 10000 распространялась организацией X, а билеты со штрих-кодом от 10001 до 20000 организацией Y, то легко можно определить эффективность работы каждой из упомянутых организаций – после выставки у организаторов будет полный статистический отчет о специалистах, пришедших на мероприятие от обеих компаний.
Проведение опросов с использованием сканирующих устройств применяется уже давно. Суть данного вида опроса состоит в следующем: все ответы на вопросы, содержащиеся в анкете, имеют уникальный штрих код. Интервьюер, проводящий опрос, имеет при себе всего лишь 1 экземпляр анкеты и сканер штрих-кодов с автономной памятью. Получая от респондента ответы, интервьюеру достаточно лишь считать соответствующие нужным ответам штрих-коды – никакого заполнения анкеты при опросах не происходит. Полученные результаты в течение дня накапливаются в памяти сканера. Итоговые результаты опроса, при этом, можно получить в течение 10-15 минут после его окончания.
В случае если на мероприятии организована регистрация посетителей/участников, при которой посетители получают именной бедж со штрих-кодом, то полученные ответы можно легко «привязать» к конкретному посетителю. В этом случае, в начале опроса должен быть отсканирован бедж опрашиваемого, а затем - соответствующие коды в анкете. Таким образом, в итоге, персонификация ответов происходит без практического увеличения времени опроса.
Обработка данных
Таким образом, в рамках проведения регистрации можно параллельно решить еще целый ряд задач, реализовать целый ряд сервисов. Спектр таких услуг может быть различным для мероприятий разного масштаба и значимости, и их оптимальный набор лучше оговаривать со специалистами в области регистрационных услуг.
Дальнейшая обработка полученной информации также может быть различной и зависит от задач организаторов. Базы посетителей одного и того же мероприятия за разные годы могут сравниваться между собой для анализа постоянных посетителей, могут совмещаться и формировать единую базу по мероприятию за все годы, итогом объединения всех регистрационных баз может стать единая база участников и посетителей всех проектов одного организатора за длительный период и т.д.
Хотелось бы обратить внимание на то, что создание и последующая профессиональная работа с БД посетителей любого выставочного мероприятия является ключевым фактором для его долговременного успеха. Ведь участники (экспоненты) выставки платят деньги не за стенд, площадью 30 кв. метров, а за возможность встретиться на нем со своими целевыми посетителями. Следовательно, любой организатор должен постоянно (в течение всего года) решать задачу информирования, напоминания, и, наконец, привлечения целевых посетителей на свою выставку, которая, еще раз, невозможна без создания и поддержания в актуальном состоянии качественной БД.
Связаться с нами
E-mail
Имя
Телефон
Компания
Введите запрос
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с условиями о передаче нам своих персональных данных
Контакты
Телефон: +7 495 925 04 33
E-mail: info@it-systems.ru
г. Москва ул. Авиамоторная д. 8